Phỏng vấn và bí quyết thành công

 Đủ để thấy được sức nặng cân não trong cuộc chiến có khi chỉ kéo dài vỏn vẹn vài phút. Nhưng luôn có cách thức để vượt qua, các bạn hãy tin là thế. Nhất là khi chúng ta hiểu rõ được phần nào quy trình và mục đích của từng bước trong buổi phỏng vấn.

I. Quy trình phỏng vấn:

Với các hãng nước ngoài, dường như quá trình phỏng vấn diễn ra khắc nghiệt hơn và nhiều vòng hơn so với các công ty trong nước. Các hãng thường tuyển ứng viên sau 3-4 vòng phỏng vấn, chưa tính vòng sàng lọc hồ sơ (nhằm loại bỏ những hồ sơ thiếu chuyên nghiệp, thiếu thông tin hoặc hoàn toàn không phù hợp với công việc). Trong đó, vòng đầu tiên thường là sếp trực tiếp sẽ làm việc với bạn, vòng 2, 3 là những sếp ở vị trí cao hơn, và vòng cuối cùng thường là vòng phỏng vấn của nhân sự (Có một số hãng đi theo quy trình ngược lại). Trong khi đó các công ty tư nhân đôi khi chỉ cần 1 vòng với sếp trực tiếp hoặc giám đốc là đủ.

* Với hình thức phỏng vấn nhiều ứng viên.

Ở vòng đầu tiên, do số lượng ứng viên lớn, các NTD không đủ thời gian để phỏng vấn từng người một. Bởi vậy, họ sẽ chia nhóm ngẫu nhiên khoảng 5-10 ứng viên để phỏng vấn cùng lúc. Có thể có một, nhưng thường là nhiều Leader/AM/nhân sự cùng ngồi làm giám khảo. Ở vòng này, cả nhóm hoặc từng ứng viên sẽ được nhận những chủ đề hoặc tình huống để đưa ra giải pháp, sau đó bạn sẽ phải thuyết trình về chủ đề của mình, trong khi các giám khảo chấm điểm dựa trên những tiêu chí có sẵn. Một số câu hỏi có thể được đặt ra để tạo cơ hội cho ứng viên thể hiện. Thường ở vòng này, các giám khảo sẽ chấm điểm dựa trên các tiêu chí chính về: khả năng giao tiếp, khả năng thuyết trình, khả năng giải quyết tình huống cũng như những hiểu biết của bạn về công việc.

* Với hình thức phỏng vấn một ứng viên.

Đây là cơ hội để bạn thể hiện mình nhiều hơn cũng như NTD hiểu hơn về bạn. Thường sẽ chỉ có 1 hoặc 2 sếp ngồi trò chuyện với bạn, nhưng cũng có khi là nhiều hơn. Hãy tưởng tượng, đối diện với bạn là 4-5 nhà tuyển dụng, đừng mất bình tĩnh, hãy hít thật sâu thở nhẹ nhàng. (Còn nhớ lí do tại sao bạn nên đi sớm 15 phút để chuẩn bị tinh thần chứ?- bên ngoài thời tiết thường nóng và khi vào văn phòng bạn sẽ bị lạnh và thấy không thoải mái lắm )

Một buổi phỏng vấn thường quy dạng này có thể trải qua các bước sau:

• Phần chào hỏi: Giống trong phim vẫn chiếu, 2 bên bắt tay nhau, mỉm cười, NTD sẽ giới thiệu tên và chức danh, sau đó bạn sẽ trình bày bài giới thiệu ngắn mà bạn đã chuẩn bị từ trước.

(Tip: Hãy luyện tập phần này trước thật thuần thục, nhất là nếu bạn phải trình bày bằng tiếng Anh. Để đến khi vào phỏng vấn thật, bạn chỉ cần phải chú tâm vào ngôn ngữ cơ thể, giao tiếp bằng mắt để tạo sự thân thiện và ấn tượng với NTD. Một điều nữa đó là bài giới thiệu của bạn sẽ là nguồn tài nguyên để NTD đặt câu hỏi, vậy tại sao bạn không thử gài những chủ đề bạn muốn thể hiện trong bài giới thiệu, dĩ nhiên, hãy chuẩn bị trước tất cả những câu hỏi có thể và câu trả lời để mọi thứ vẫn trong tầm kiểm soát của bạn)

• Phần câu hỏi ngắn: Từ bài giới thiệu của bạn, NTD sẽ đặt một số câu hỏi ngắn liên quan, ngoài ra, có thể có thêm những câu hỏi thông dụng khác đại loại như: “Trình dược viên là gì?”, “Tại sao em chọn công ty này?’,…Phần này NTD chủ yếu muốn đánh giá khả năng phản xạ và giao tiếp của ứng viên.

(Tip: Như đã nói, không có câu trả lời đúng, chỉ có những câu trả lời phù hợp hoặc những câu trả lời mà NTD muốn nghe. Đừng gắng trả lời dài dòng hoặc thuyết giảng, cố gắng thật ngắn gọn, xúc tích và dễ hiểu không lan man. Form chuẩn sẽ là: Một là, hai là, ba là. Hết)

• Phần tính huống giả định: Sau một loạt những câu hỏi ngắn, NTD sẽ đưa ra những tình huống mở, và dài hơi hơn, yêu cầu bạn phải tư duy nhiều hơn để tìm ra phương án giải quyết. Những tình huống thường được đưa ra sẽ liên quan đến công việc sắp tới của bạn kiểu như: Nếu bác sĩ so sánh sản phẩm của bạn đang bán với đối thủ cạnh tranh trên các khía cạnh: chất lượng, hoa hồng, hỗ trợ kèm theo,… bạn sẽ làm gì để thuyết phục bác sĩ? Phần này, NTD muốn thử hiểu biết của bạn về công việc, khách hàng, đối thủ. Đồng thời cũng là cơ hội để bạn thể hiện kỹ năng phân tích tình huống và thuyết phục của mình.

(Tip: Nền tảng về chất lượng sản phẩm, hiệu quả điều trị, độ an toàn cộng với sự sáng tạo, linh hoạt tìm ra phương án thuyết phục khách hàng là chìa khóa giúp bạn vượt qua tình huống. Đừng cố đối đầu với đối thủ ở lĩnh vực mà họ là thế mạnh (Ví dụ như chiết khấu, hỗ trợ khách hàng,…) mà hãy nhấn mạnh về giá trị cốt lõi mà công ty và sản phẩm đem tới tay khách hàng).

Câu hỏi về “marketing đen”- về chiết khấu, hoa hồng thường là câu hỏi bẫy. (Nếu bạn phỏng vấn ở công ty Đa quốc gia)
NTD thường hỏi: “Em nghĩ gì về hoạt động hoa hồng dành cho BS ?”
Thực ra mục đích của câu hỏi này không phải là nói về chuyện Hoa hồng. Mà NTD muốn bạn biết gì về hệ thống Compliance/ hoặc Code of Conduct của các công ty Dược đa quốc gia.

Ở các công ty Đa quốc gia hầu hết đểu phải tuân thủ theo hệ thống Code of Conduct này để tránh các hiện tượng conflict of interest- xung đột lợi ích khi bác sĩ kê toa sản phẩm thuốc của công ty cho bệnh nhân. (Download Code of Conduct bản 2016 mới nhất -Hãy đọc 72 trang này-bạn sẽ có cơ hội được nhận cao hơn bao giờ hết.)

• Phần giới thiệu sản phẩm hoặc bán hàng: Một số vòng cuối, hoặc với nhân sự rất thích chủ đề này. NTD sẽ đưa cho bạn một tờ brochure về sản phẩm của họ, và bạn sẽ phải tóm lược thông tin để giới thiệu với khách hàng (Thường gặp ở AstraZeneca). Hoặc họ sẽ muốn bạn bán cho họ một sản phẩm nào đó (nếu bạn đã có kinh nghiệm bán hàng thì có thể chính là sản phẩm của bạn) hoặc một vật dụng bất kỳ họ nghĩ ra được. Thường thì đây sẽ là phần khó nhất trong buổi phỏng vấn, do bạn sẽ phải tương tác trực tiếp và NTD sẽ chẳng bao giờ là một khách hàng dễ tính. Ở phần này, NTD muốn nhìn thấy kỹ năng bán hàng thật sự của bạn cũng như nhìn xem các bạn trao đổi với khách hàng ra sao.

(Tip: Quy trình bán hàng cơ bản bao gồm các bước: 1. Chào hỏi+ Giới thiệu. 2. Tìm hiểu nhu cầu khách hàng. 3. Thỏa mãn nhu cầu khách hàng bằng lợi ích của sản phẩm. 4. Chốt call (Chốt đơn hàng) . 5. Lặp lại quy trình nếu thất bại. 

Đây là một phần khó, nên có tương đối nhiều lưu ý dành cho bạn: 1. Hãy xin vài phút chuẩn bị để tìm ra điểm mạnh, điểm yếu về sản phẩm của bạn sẽ bán. 2. Vì tình huống là giả định, bởi vậy NTD sẽ không hạn chế sức tưởng tượng của bạn, hãy lái NTD theo con đường mà bạn muốn cuộc trò chuyện đi đến. 3. Phải cố gắng tìm ra nhu cầu thật sự của NTD, bởi bạn không thể làm vừa lòng khách hàng khi bạn không biết họ muốn gì? 4. Nếu buổi bán khàng không thành công, cũng đừng nản lòng, bởi trong thực tế, bạn sẽ phải gặp khách hàng rất rất nhiều lần trước khi bán được hàng. Nhưng nhớ là đừng trở về tay không, bạn phải lấy được một điều gì đó từ khách hàng: Một sự đồng thuận về lợi ích nào đó từ sản phẩm của bạn hoặc chí ít cũng là một lịch hẹn cho buổi gặp tiếp theo)

• Phần câu hỏi cho NTD: Vào cuối buổi phỏng vấn, thường các NTD sẽ cảm ơn bạn và hỏi bạn xem có câu hỏi gì đặt ra cho NTD không? Đây là một phần tương đối cân não của rất rất nhiều ứng viên. Để đặt được một câu hỏi thỏa mãn nhiều yếu tố: Có dấu ấn cá nhân, thể hiện sự hiểu biết đối với công việc, công ty, thể hiện khát khao, quyết tâm làm việc, quả thật không hề dễ dàng, bởi những câu hỏi thông dụng thì đã quá quen thuộc.

(Tip: Đây là phần gỡ điểm của bạn nếu phỏng vấn không tốt, và cũng là phần gây ấn tượng nhất nếu bạn biết đặt câu hỏi đúng. Vậy nên hãy cố gắng tìm hiểu đầy đủ thông tin về công ty và NTD để đặt câu hỏi cho thật phù hợp. Tuy nhiên, nếu là một lời cảm ơn, hoặc một lời chúc cũng là một ấn tượng tốt đẹp với NTD)

II. Những lưu ý trong buổi phỏng vấn:

Sự thân thiện, cởi mở, không khí vui vẻ trong suốt buổi phỏng vấn sẽ là điểm cộng lớn giúp bạn khác biệt

• Ấn tượng đầu tiên: Trong muột cuộc khảo sát trên hơn 2000 NTD, có tới 30% trong số này quyết định tuyển dụng ứng viên hay không chỉ trong 90 giây đầu tiên. Bởi vậy, ấn tượng đầu tiên quyết định rất nhiều đến việc đậu hay trượt của bạn. Lời khuyên dành cho bạn là: Hãy hít một hơi thật dài, mở cửa, và mỉm cười với NTD (nhớ khép cửa lại sau khi mở nhé).

• Giao tiếp bằng mắt và nụ cười thân thiện là những vũ khí lợi hại của bạn. Có tới hơn 2/3 ứng viên thường xuyên nhìn xuống trong các buổi phỏng vấn và hơn 1/3 trong số các bạn tiết kiệm quá mức nụ cười. Việc tự tin nhìn thẳng (chứ không phải nhìn chằm chằm nhé) vào NTD thể hiện bạn luôn sẵn sàng làm chủ cuộc đối thoại, còn nụ cười và sự hài hước tạo sự thân thiện và thoải mái cho khách hàng.

• Không khí vui vẻ của buổi phỏng vấn ảnh hưởng rất nhiều tới kết quả. Bất kỳ một người sếp nào cũng muốn khách hàng của họ cảm nhận được sự vui vẻ khi gặp gỡ nhân viên của mình. Bởi vậy một chút hài hước cũng là gia vị tối cần thiết cho một buổi phỏng vấn thành công.
• Hãy học cách đặt câu hỏi ngược lại NTD : Thường NTD sẽ đưa ra những câu hỏi mở và thiếu thông tin để xem bạn kiến thức của bạn ra sao (kèm tìm sơ hở và dồn chân tường), nếu không rõ lắm về câu hỏi, hãy hỏi lại NTD chi tiết hơn câu hỏi để bạn đảm bảo mình sẽ trả lời tốt.

III. Sau phỏng vấn, bạn cần làm gì?

1. Văn hóa cảm ơn:

Việc nói lời cảm ơn qua email là chuyện quá bình thường ở các nước, còn ở Việt Nam, chưa nhiều người sử dụng điều này. Hãy xin danh thiếp hoặc thông tin liên hệ của NTD và một email cảm ơn về việc đã cho bạn thời gian và cơ hội là hành động nên làm thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.

2. Nghiêm túc nhìn nhận lại buổi phỏng vấn. 

Thường thì bạn sẽ không bao giờ trả lời được tốt những câu hỏi NTD đưa ra, và đôi khi NTD làm bạn rất bối rối khi hỏi toàn những câu hỏi bạn không hề chuẩn bị. Đừng lo, vì đó là điều hoàn toàn bình thường, bạn hãy luôn sẵn sàng đối mặt với những câu hỏi và tình huống bất ngờ từ NTD. Có tới hơn 80% ứng viên không thật sự hài lòng với buổi phỏng vấn của mình và khẳng định sẽ làm tốt hơn nếu được làm lại. Bởi vậy, việc nhìn nhận lại một cách nghiêm túc những gì bạn đã làm tốt, và những điều sẽ cần phải cải thiện ở lần sau là điều rất cần thiết.

Còn một người có thể giúp bạn cải thiện điều này đó là chính NTD đã phỏng vấn bạn. Bởi vậy, có nhiều trường hợp đã đặt câu hỏi cho NTD về việc nhận xét buổi phỏng vấn và đưa ra cho bạn những lời khuyên để cải thiện kỹ năng phỏng vấn của mình. Và đa phần các NTD cũng không ngại ngần chia sẻ với bạn những suy nghĩ thật của họ. Còn gì quý hơn phải không?