Email công việc: Xóa bỏ nỗi ám ảnh vô hình

Maura Thomas là một diễn giả nổi tiếng từng xuất hiện trên TEDx. Cô đồng thời là sáng lập của công ty RegainYourtime – chuyên cung cấp các giải pháp tư vấn về điều chỉnh hoạt động, năng suất trong doanh nghiệp.

Việc ám ảnh với email công việc đối với chúng ta đã trờ nên quá bình thường, thậm chí nó còn được xem là việc hiển nhiên khi bạn làm việc.

Trích đoạn trong một bài báo “những người thành công sử dụng thời gian rảnh rỗi cuối tuần của họ như thế nào” có viết:

 “Tôi chẳng bao giờ tới văn phòng vào cuối tuần cả”, “Nhưng thi thoảng tôi vẫn có thói quen kiểm tra email buổi tối”. Việc tháo gỡ mọi sợi dây liên kết với công việc hằng ngày vào thời điểm cuối tuần là rất quan trọng để có thể suy nghĩ kĩ hơn về công ty định hướng phát triển cho nó, những ngày nghỉ cuối tuần cũng là cơ hội để tự chiêm nghiệm lại bản thân mình đã làm việc như thế nào và tự rút ra ưu nhược điểm.

Có thể thấy rằng anh chàng trong bài báo ấy thật sự không có được khoảng thời gian nghỉ ngơi thật sự. Một mặt anh ấy nói rằng khoảng thời gian tách biệt cuối tuần rất quan trọng nhưng anh ấy vẫn phải kiểm tra email ít nhất 2 lần để an tâm.

Kể cả khi bạn đang đi nghỉ mát, email công việc vẫn luôn ám theo bạn. Sau đây là một mẫu lời khuyên khác ở trong một bài báo:

 “Hãy cất đi thiết bị điện tử của bạn khi đang du lịch. Bố trí một số thời điểm nhất định trong ngày để dùng nó, để đồng nghiệp của bạn biết rằng bạn vẫn theo sát tiến trình của công việc”

Những lời khuyên như thế thể hiện rằng văn hóa làm việc 24/24 đã gắn chặt vào chúng ta như thế nào. Nhiều nhà nghiên cứu còn gọi nó là “áp lực ảo”, “một cảm giác thúc giục bạn phải trả lời tin nhắn, email, thư thoại ngay lập tức – ngay cả khi bạn đang bận chuyên riêng hay bạn rời văn phòng làm việc”. Và thứ văn hóa 24/24 đó đã gián tiếp gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của chúng ta. Những nghiên cứu đã cho thấy rằng nhiều thời gian nghỉ ngơi sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn. Mặt khác, làm việc quá sức, bị stress, luôn làm việc trong áp lực sẽ khiến công việc không hiệu quả và sự nảy sinh ý tưởng sẽ ít hơn đáng kể đặc biệt đối với các ngành nghề yêu cầu sự sáng tạo. Gaia Grant – tác giả của cuốn sách Ai đã giết chết sự sáng tạo… và làm sao lấy lại được nó?, viết rằng “để đạt được trạng thái sáng tạo tốt nhất, cơ thể cần ở trạng thái thoải mái và không sợ hãi, kèm theo điều kiện có thể suy nghĩ kĩ càng, chậm rãi để có thể khám phá hết mọi ngóc ngách, các viễn cảnh khác nhau – từ đó mới có thể hình thành những ý tưởng tốt nhất.” Jen Spencer, nhà sáng lập của công ty The Creative Executive chuyên tư vấn cho các phòng ban sáng tạo nội dung còn cho rằng: “chơi” là một phần không thể thiếu của sự sáng tạo, nếu bạn dành tất cả thời gian chi để “làm”, bạn đã đánh mất khoảng thời gian chơi đùa thoải mái mà ở đó sự sáng tạo của bạn là tốt nhất “Khi chúng ta cân bằng giữa làm và chơi, nó giống như là chiếc cầu nối cân bằng giữa tâm hồn và trí óc. “Chơi” sẽ mang lại cho bạn cảm giác thích thú, thư giãn mà nhờ vào đó trí óc chúng ta được làm mới với những ý tưởng”. Nói một cách khác rằng, “áp lực ảo” và sáng tạo không thể nào tồn tại song song.

Cách thức phù hợp cho những người cả những người ở vị trí lãnh đạo lẫn nhân viên để có thể làm chủ việc này đó chính là hãy nhìn nhận và thừa nhận đúng tầm quan trọng của thời gian nghỉ ngơi, từ đó đôi bên có thể cùng đưa ra một giải pháp phù hợp.

Góc nhìn từ những người Quản lý

Nếu bạn là lãnh đạo của một công ty, hành động của bạn sẽ thước đo tiêu chuẩn để mọi người làm theo. Nếu bạn ngừng việc gửi những email công việc vào lúc ban đêm, nhân viên của bạn sẽ không còn cảm thấy áp lực phải liên tục kiểm tra hộp thư của mình. Nội dung email mới bị rỏ rỉ sau đây của Hilary Clinton  cho thấy rõ việc hành động của một người lãnh đạo có tầm ảnh hưởng như thế nào:

“Nếu ngày mai bà ở nhà thay vì đến văn phòng sẽ khiến nhiều gia đình cảm thấy yên tâm hơn khi chọn ở nhà với những đứa trẻ của họ. Kể cả tôi cũng như vậy” – email phản hồi của nhân viên gửi đển Hilary Clinton

“Tôi vừa biết được là bà có thể sẽ cho nghỉ vào ngày 21 tháng 12. Tôi thật sự muốn bà làm vậy. Tiến độ đang rất tốt và bà hoàn toàn xứng đáng được nghỉ ngơi. Điều này cũng sẽ khiến cho nhiều nhân viên đang muốn dành một tí thời gian bên gia đình mùa lễ Giáng sinh này sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi nộp đơn xin nghỉ phép.” – Một nhân viên khác gửi cho Hilary Clinton

Bên cạnh việc kiểm soát hành động của mình cho chuẩn mực, một cách khác mà các cấp lãnh đạo có thể áp dụng đó là tổ chức một buổi trao đổi thẳng thắng với nhân viên. Nếu kết quả của cuộc thảo luận đó là việc duy trì cập nhật nội dung công việc mọi lúc là yêu cầu của doanh nghiệp, điều này cần phải sớm được giải quyết vì duy trì áp lực liên tục lên nhân viên như vậy sẽ không phải là hướng đi lâu dài.

Mặt khác, nếu kết quả của buổi thảo luận cho phép nhân viên có thể tự đặt ra những giới hạn, thời điểm ngưng mọi công viên thích hợp cho chính họ, việc của các nhà lãnh đạo đó chính là đảm bảo họ được trang bị đủ kiến thức và kĩ năng để làm việc đó một cách hợp lí, không ảnh hưởng đến công việc. Việc quản lý mọi khía cạnh về công việc lẫn đời sống của nhân việc là thứ chẳng ai dạy ở trường, và trong bối cảnh các công cụ truyền thông và công nghệ ngày càng phát triển, việc quản lý lại trở nên vô cùng khó khăn. Các bài học về quản lý thời gian đã trở nên lỗi thời, vì vậy chiếc lược quản lý nhân sự hợp lý là rất cần thiết để đảm bảo cho việc hoạt động công ty một cách hiệu quả nhất.

Góc nhìn từ các nhân viên

`Việc có được một nhà lãnh đạo toàn diện để noi theo là rất cần thiết, tuy nhiên bạn – những ngưỡi nhân viên bình thường – mới là những người nên có sự chủ động trong việc tự ra giới hạn làm việc cho bản thân. Việc bạn phải làm việc bao nhiêu không nên phụ thuộc vào doanh nghiệp, mà mặc khác nên phụ thuộc vào mục tiêu của chính bạn đưa ra. Không phải ai cũng muốn ngồi lên chiếc ghế tống thổng hay CEO của một tập đoàn.

Vì vậy, nếu bạn chọn lựa một mục tiêu lớn lao, bạn cần phải cân nhắc kĩ những hi sinh bản thân phải chấp nhận để sau này bạn không hối tiếc. Bạn có thể tự định nghĩa về “thành công” cho chính bản thân: Nếu bạn làm việc không ngừng nghỉ và đạt được kết quả mong muốn, nhưng điều đó làm tiêu tan đi cả cuộc sống cá nhân của bạn, tình cảm gia đình và thậm chí sức khỏe bản thân, liệu đó có phải là sự “thành công” mà bạn khao khát đạt được?

Có thể nói rằng trở nên vĩ đại, trở thành nguyên thủ quốc gia thay đổi vận mệnh của đất nước sẽ đòi hỏi từ bạn nhiều hơn 8 tiếng 1 ngày. Nhưng để trở thành một nhà tư vấn tài chính giỏi, một nhà sản xuất thời trang tài ba, và trong nhiều lĩnh vực khác, bạn không nhất thiết phải hi sinh tất cả cuộc sống riêng tư cá nhân của bản thân cho dù công việc đó có yêu cầu đi chăng nữa.

Có vô số ví dụ về những doanh nhân thành công với một cuộc sống cân bằng cá nhân và công việc. Mặt khác cũng có những trường hợp tỏ ra bản thân là một người của công việc là cần thiết, nhưng thật chất chỉ có cái mác “con người tận tâm với công việc” là thật sự cần thiết. Một ví dụ điển hình đó là chính chúng ta, nếu đang nhờ một luật sư theo đuổi một vụ kiện tụng cho bản thân, việc nghe được báo cáo “tôi đang tìm thêm thông tin về vụ kiện” sẽ khiến bạn an tâm hơn là “tôi đang bận đi xem thằng nhóc ở nhà tham gia giải bóng đá”.

Hãy luôn tự đặt những nghi vấn, câu hỏi về định nghĩa cho bản thân. Bản năng của con người hoạt động dựa trên những định nghĩa mà bạn tự cho là đúng– đôi lúc chúng ta có những định nghĩa mà bản thân còn không nhận biết. Ví dụ như nếu công ty bạn ai cũng làm quá giờ, thì lúc này định nghĩa về làm việc của bạn sẽ là làm quá giờ vì lúc này bạn xem nó là hết sức bình thường và hiển nhiên, dẫn đến chính bạn cũng sẽ làm quá giờ theo. Bên cạnh đó, chưa có bằng chứng cụ thể nào nói rằng người dành nhiều thời gian cho công việc nhất là người thành công nhất. Đã từng có ai bị sa thải vì không trả lời một email vào lúc 2 giờ sáng chưa? Và kể bạn rơi vào một nơi đòi hỏi khắt khe đến như vậy, bạn luôn luôn có thể chuyển sang làm một nơi khác phù hợp hơn.

Những người ở cấp lãnh đạo đều đã trải qua thời kì làm “lính quèn” và hiểu được rằng công việc thật sự rất khó nhằn. Tuy nhiên điều đó sẽ phải tùy thuộc vào nhân viên muốn cân bằng cuộc sống của họ như thế nào. Nhân viên cần phải hiểu được vấn đề cốt lõi: không quan trọng bạn dành bao nhiêu tiếng để làm việc, sẽ luôn có việc cho bạn để làm, và điều đó phụ thuộc vào chính họ muốn đặt giới hạn của họ ở cột mốc nào.

Để có năng suất làm việc và hiệu quả tốt nhất, hãy tận dụng triệt để tài nguyện mà bạn có. Tài nguyên đó chẳng phải là tiền bạc, hay thời gian, mà nó chính là sức khỏe và tinh thần. Khi công việc làm cho sức khỏe và tinh thần bạn yếu đi, việc theo đuổi một năng suất làm việc cao chắc chắn sẽ thất bại nặng nề. Và mặc dù kể cả trong thời điểm này có đến 90 trên 100 người cho rằng làm việc không ngừng nghỉ mới có thể thành công, bạn hãy dũng cảm đứng lên chống lại nó nếu bạn là người đề cao giá trị một cuộc sống cân bằng.